De Vereniging van Dutch Photographers heeft algemene voorwaarden opgesteld van de meest voorkomende voorwaarden waar ik als fotograaf mee te maken krijg. Deze kunnen jullie hier vinden. Ik onderschrijf deze, maar omdat de ene beeldmaker de andere niet is, heb ik een aantal punten hieronder duidelijker uitgewerkt.

OFFERTES

Voor grotere opdrachten stel ik vooraf een offerte op. Dit is bijvoorbeeld een bruiloft of een geboortekaartje. De kosten verschillen hierbij per opdracht en het is dan fijn om een opsomming te maken van de verwachte kosten. Bij een (familie-, stelletjes-, zwangerschaps- of baby-) fotoshoot die niet afwijkt van de prijzen op mijn website wordt vooraf geen offerte opgesteld. Mocht je dit wel fijn vinden, kun je me altijd een berichtje doen.

De offerte die ik opstel is 31 dagen geldig. Het kan voorkomen dat jullie verschillende fotografen of ontwerpers op het oog hebben, waarbij het fijn is om te kunnen vergelijken. Mocht de drukker plotseling een prijswijziging doen, kan ik deze prijsverhoging doorvoeren wanneer er niet binnen de 31 dagen gereageerd is. Wanneer er niet binnen 31 dagen wordt gereageerd en ik een andere aanvraag heb gekregen voor dezelfde datum, kunnen zij mij boeken. Uiteraard doe ik jullie een berichtje wanneer ik door anderen ben benaderd.

Wanneer jullie de offerte en algemene voorwaarden goed hebben doorgelezen, krijg ik graag een berichtje dat deze akkoord of niet akkoord is. 

BETALING

Ik heb een betalingstermijn van 14 dagen. Na deze 14 dagen krijgen jullie een herinnering, want het kan natuurlijk gebeuren dat de factuur jullie is ontgaan. Mochten jullie als bedrijf een andere betalingstermijn hanteren, overleg ik dit met jullie.

In het geval van een bruiloft

Nadat de offerte akkoord is, ontvangen jullie de eerste factuur voor de aanbetaling. Zodra de betaling is ontvangen, staat jullie dag vast. De aanbetaling is 20% van de totale offerte.

In de week na jullie bruiloft ontvangen jullie, tegelijk met een preview van ongeveer 10 foto’s, de factuur van het resterende bedrag. De foto’s lever ik binnen 4 weken af, mits het resterende bedrag is betaald.

In het geval van een fotoshoot

Na de fotoshoot krijgen jullie de factuur van mij tegelijk met een preview van ongeveer 3 foto’s. Jullie ontvangen de foto’s binnen 3 weken, mits de factuur is betaald.

In het geval van een ontwerp

Nadat jullie met de offerte akkoord zijn gegaan, ontvangen jullie de factuur van 25% van de ontwerpkosten. Wanneer we allebei blij zijn met het ontwerp of de baby is geboren, bestel ik het drukwerk. Jullie ontvangen dan de factuur van het resterende bedrag.

ANNULERING

Annuleren is nooit leuk en ook niet jullie bedoeling geweest op het moment van het plannen van de mooie dag of moment. Toch kan het voorkomen dat het niet door kan gaan en hiervoor reken ik onkostenvergoeding.

In het geval van een bruiloft

Bij annuleren van 1 jaar tot 3 maanden voor de bruiloft reken ik de aanbetaling van de bruiloft als onkostenvergoeding.

Bij annuleren van 3 maanden tot de week voor de bruiloft reken ik in totaal 50% van de totale offerte van de bruiloft. Hiervoor ontvangen jullie een tweede factuur.

Bij annuleren binnen 24 uur voorafgaand aan de afgesproken tijd dat ik aanwezig zal zijn, reken ik 90% van de totale offerte van de bruiloft. Hiervoor ontvangen jullie een tweede factuur.

In het geval van verplaatsen, overleg ik graag met jullie welke data ik nog meer beschikbaar ben om de festiviteiten alsnog vast te leggen. 

Ik wil jullie op het hart drukken om contact met mij op te nemen wanneer er spannende factoren zijn, zoals bijvoorbeeld ziekte. Rondom onze eigen bruiloft was het erg spannend, waardoor ik weet hoe fijn het is dat leveranciers met jullie mee willen denken.

In het geval van een fotoshoot

Het verzetten van een fotoshoot is voor mij vaak geen probleem, maar overleg dit wel even met mij.

Ik ben niet van suiker, maar een fotoshoot in stortregen wil niemand. Mocht er geen binnenlocatie beschikbaar zijn wanneer het Nederlandse weer ons niet goedgezind is, verzetten we de fotoshoot.

In het geval van een ontwerp

Mocht een ontwerp om wat voor reden dan ook niet doorgaan, hoor ik het graag. Ik kijk dan in welk stadium van het ontwerp we zijn om de onkosten hiervoor te berekenen. Mocht het ontwerp bijvoorbeeld al klaar zijn, maar is er nog niets gedrukt, reken ik de ontwerpkosten.

LOCATIE

Hoewel ik jullie graag advies geef voor mooie locaties, is het jullie verantwoordelijkheid om toestemming te vragen om gebruik te maken van mooie locaties. Vooral oude landhuizen of verlaten panden hebben allemaal een eigenaar, die het vaak -geheel terecht- heel onplezierig vinden wanneer er zomaar mensen op hun terrein lopen. Het is heel vervelend om ergens weggestuurd te worden, terwijl de eigenaar met telefoontje vooraf vaak gewoon akkoord geeft.

Lasers

Ik fotografeer geen events waarbij gebruik gemaakt wordt van lasers (vraag dit even na bij je DJ) om de simpele reden dat na het raken van de sensor van mijn camera met een laser mijn camera per direct stuk is.

LEVERING

Foto’s lever ik op hoge resolutie af via WeTransfer. Jullie ontvangen een mailtje en kunnen deze doorsturen aan iedereen die de foto’s ook graag wil ontvangen. Fotoalbums en drukwerk kunnen jullie bij mij thuis afhalen of verstuur ik via PostNL met track en trace.

GEBRUIK EN AUTEURSRECHT

Fotografie

Jullie ontvangen mijn foto’s in hoge resolutie, maar mogen deze niet zomaar overal voor gebruiken. Natuurlijk mogen jullie deze foto’s gebruiken voor in huis zonder vermelding, maar online moet mijn bedrijfsnaam of naam vermeld worden. Ik zet geen logo in de foto’s zelf. 

De foto’s zijn gemaakt door mij, dus heb ik het auteursrecht. De rechten van de foto’s blijven ten allen tijde bij mij. Jullie zelf en jullie geliefden en bekenden zijn te zien op de foto’s, waardoor jullie beroep kunnen doen op het portretrecht, en daarom mag ik de foto’s niet zonder jullie toestemming doorverkopen.

Ontwerp

Ontwerpen van mij mogen niet door jullie worden doorverkocht of gebruikt zonder mijn toestemming. Er zitten vaak heel wat bloed, zweet en tranen in mijn illustraties, waardoor ik altijd de rechten behoud op mijn ontwerpen.

PUBLICATIE/PROMOTIE

Ik gebruik mijn werk voor promotionele doeleinden zoals social media, mijn website, demoalbums, flyers etc. Wanneer jullie liever niet voor anderen te zien zijn, geef dit gerust aan, want dan gebruik ik jullie foto’s niet.

FOTOGRAFEN 2.0

Samenwerken vind ik altijd gezellig, maar graag wel even in overleg. Wanneer er een zusje, neefje of oom toevallig ook een camera heeft en foto’s wil maken op jullie dag en jullie vinden dit ook leuk, mag dit uiteraard van mij ook. Het is namelijk letterlijk jullie feestje. 🙂 Wel overleg ik graag even met de fotograaf 2.0 om te voorkomen dat we elkaar in de weg lopen. We kunnen de momenten niet overdoen en het zou jammer zijn wanneer ik de ringwisseling hierdoor niet vast heb kunnen leggen.

Wel wil ik jullie vragen om de daggasten af te raden om veel foto’s te maken met hun telefoon tijdens de officiële momenten. Ik vind het erg zonde wanneer ik de Samsung uit 2006 van tante Truus volop in beeld heb tijdens de aankomst bij het huis van de bruid, omdat ze precies op dat moment in mijn compositie ging staan. Het is jammer dat je deze foto’s niet gaat afdrukken en ik de ‘goede’ foto niet heb kunnen maken.  Het is natuurlijk geen probleem om je telefoon te gebruiken buiten de ceremonies of als je ziet dat ik een ander standpunt heb gekozen.

BEWAREN BESTANDEN

Ik lever binnen 4 weken de complete trouwreportage aan, want het is gewoon leuk om beelden te zien als je nog hoog op je roze wolk zit. Ik bewaar de beelden nog minimaal 1 jaar. Ik raad aan om zelf een aantal kopieën te maken. Het liefst ook eentje in een ander huis, zoals bijvoorbeeld bij ouders. Wanneer er bij mij toch iets mis gaat en ik raak de bestanden na het afleveren van de reportage kwijt, kunnen hier geen rechten aan ontleent worden. 

Ontwerpen bewaar ik minimaal 4 jaar, omdat er soms een kaartje voor een broertje of zusje mag worden gemaakt in dezelfde stijl. Wil je dit niet? Laat het gerust weten.

CADEAUBONNEN

Een cadeaubon blijft altijd geldig, dit is wettelijk vastgelegd. Het vervalt alleen wanneer ik failliet ga. Wel reken ik de meerprijs van een fotoshoot wanneer mijn prijzen zijn gestegen.

TECHNISCHE PROBLEMEN

Ik heb altijd back-up materiaal bij me, om technische problemen zoveel mogelijk in te perken. Ik heb mijn apparatuur in een rugzak op mijn rug en het grootste gedeelte is waterdicht. Mijn camera heeft twee kaartsloten om direct een back-up te maken tijdens het fotograferen en bij thuiskomst maak ik op twee verschillende schijven een kopie. Ik ben een denker in oplossingen en mocht echt alles misgaan, zal ik heel erg mijn best doen om jullie zoveel mogelijk te ontzien. In hele uitzonderlijke gevallen zoals bijvoorbeeld diefstal tijdens de bruiloft ben ik niet aansprakelijk voor het verlies van beeldmateriaal.

Voor een ontwerp heb ik veel uitwijkmogelijkheden, dus de kans dat jullie hier iets zullen merken van technische problemen, is klein.

ZIEKTE

Ik ben bijna nooit ziek, maar het kan dus gebeuren dat ik een been breek en ik vervanging moet zoeken. Heel erg jammer dat ik dan niet op jullie feestje kan komen, maar gelukkig heb ik een uitgebreid netwerk om op terug te vallen. De verdere afhandeling zoals de beeldbewerking, albumopmaak en oplevering zal ik indien mogelijk wel zelf afhandelen. 

Wanneer mij op het allerlaatste moment iets overkomt, kan ik helaas nooit 100% garanderen dat er een fotograaf zal komen. Wel zal ik vanuit mijn ziekenhuisbed rondbellen voor beschikbare fotografen wanneer dit onfortuinlijke moment wel komt. 

Hetzelfde geldt voor een ontwerp. Wanneer ik ziek word en langere tijd niet kan werken, zal ik met jullie overleggen wat jullie het fijnst vinden. Jullie mogen zelf iemand zoeken of ik zal voor jullie zoeken.

EXTRA’S

Tijdens een bruiloft moet er soms betaald geparkeerd worden. Vanuit de gemeente worden soms een aantal vergunningen verstrekt, waarvan ik er graag eentje van krijg. Wanneer dit niet mogelijk is, betaal ik natuurlijk zelf bij de betaalautomaat. Deze kosten schrijf ik bij op de factuur.

In de ochtend zorg ik zelf voor eten en drinken. Wanneer ik de avond ook fotografeer, eet ik graag met jullie mee. Dit hoeft niet bij jullie gasten aan tafel (een lege stoel staat zo gek op de foto), maar liever een stoel aan het einde of aan een andere tafel. Veel locaties bieden hiervoor een artiestenmaaltijd aan.